8. Создание сводных таблиц

Сводная таблица – это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базах данных. Она позволяет создавать динамические, с легко изменяемой структурой, перекрестные таблицы, где данные обобщаются по нескольким измерениям. Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым уровнем детализации.

Сводные таблицы создаются с помощью средства Мастер сводных таблиц.

Задание:

1. Перейдите на лист Данные свод.табл.1. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Данные свод.табл.1, заполните электронную таблицу так, как указано в таблице 2.

2. Ознакомьтесь с таблицей. Это пример базы данных, содержащей ежедневно обновляемую информацию по счетам трех отделений банка. В данной базе данных достаточно много информации, но вся она не систематизирована. Чтобы информация была действительно полезной, ее надо обобщить.

3. Установите табличный курсор в одну из ячеек таблицы.

4. Выполните команду Данные⇒сводная таблица⇒Запустить, мастер выдает запрос об источнике исходных данных. Проверьте правильность предложенного программой диапазона. после чего выберите источник и нажмите Ок. рис. 24

Рис. 24

5. Переда вами должно открыться окно, в котором представлены шаблон сводной таблицы и Список полей сводной таблицы рис. 25.

6. Нажмите кнопку «Дополнительно» и в поле «Результат в» выберите «новый лист»

Рис. 25.

7. В диалоговом окне Список полей сводной таблицы выделите указателем мыши элемент Отделение, нажмите левую кнопку мыши и перетащите его в область строк рис.26.

Рис. 26

8. Значения поля, назначенного области строк, размещаются вдоль левого края сводной таблицы в качестве заголовков строк.

9. В диалоговом окне Список полей сводной таблицы выделите указателем мыши элемент Вид счета и перетащите его в область столбцов рис.27. Элементы поля, назначенные области Столбец размещаются вдоль верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов.

Рис. 27.

10. В Списке полей сводной таблицы выделите указателем мыши элемент Сумма счета и перетащите его в область Поля данных рис.27.. Область Данные представляет собой ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные. Над значениями полей, помещенными в эту область, выполняются сводные вычисления, например, суммирование, вычисление среднего, нахождение максимального и минимального значений.

Рис. 27.

11. Назначьте поля Клиент, Открыл и Дата области Поля страницы рис.28. Область Поля страницы имеет значение страниц, которые можно листать. Эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу. Поле, назначенное этой области, создает раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей и позволяет выбирать любые значения этого поля.

Рис. 28

12. Измените представление данных в сводной таблице, выбирая различные опции в раскрывающихся списках полей. Например, просмотрите, какие счета открыты кассиром для VIP клиентов за 02.09.2005 рис. 29.

Рис. 29.

13. Назовите лист Сводн.табл.1.

14. Измените данные в таблице, например, измените даты некоторых счетов. Перейдите на лист Сводн.табл.1 и выполните команду Данные⇒Сводная таблица⇒Обновить. Проверьте, что в поле Дата появились новые даты счетов.

15. Сохраните файл.

Задание для самостоятельной работы:

1. Перейдите на лист Данные свод.табл.2. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Данные свод.табл.2, заполните электронную таблицу так, как указано в таблице 3.

2. Создайте сводную таблицу для данной базы, отражающую количество принятых на работу мужчин и женщин по каждому отделу и по годам.

3. Сводная таблица должна иметь вид:

Рис 30

4. Назовите лист Сводн.табл.2.

5. Сохраните файл.